Etapas essenciais de gestão financeira para PME

Gestão financeira empresarial é todo controle, administração, acompanhamento e planejamento das finanças de um negócio. Possui como principal objetivo a maximização dos resultados, ou seja, dos lucros. Para isso, utiliza de processos, métodos, ferramentas e padronização para alcançar melhores resultados financeiros.

Mas perceba que não existe uma definição exata, muito menos quais processos ou ferramentas deverão ser utilizados. Isso porque cada empresa é única e processos existem aos montes. Dessa forma, é comum que a gestão financeira, mesmo entre empresas do mesmo tamanho e segmento, seja diferente.

E tudo graças a maleabilidade do mundo empresarial. Até mesmo entre áreas como marketing e vendas, os processos e ferramentas (como toda a dinâmica de funcionamento) mudam entre empresas. E justamente por conta dessa gama de possibilidades que a gestão financeira empresarial torna-se relevante.

Agora que já conseguimos entender a importância de implementar processos gerenciais organizados para o controle das finanças de sua empresa, vamos ao nosso guia com 10 passos que não podem faltar nesta gestão!

Planejamento estratégico

Quais são os objetivos de sua empresa a curto, médio e longo prazo?

Qual o montante de capital que precisará ser investido para estas ações?

Como investir no crescimento do negócio sem deixar a empresa sair do azul?

Estas são apenas algumas das perguntas que devem ser respondidas dentro de um planejamento estratégico que deve ser revisado com frequência.

Ele fornecerá a base metodológica para o crescimento de sua empresa e para sua organização financeira!

Na hora de realizar um planejamento estratégico com foco nas finanças, leve também em conta:

Um mapeamento dos processos financeiros de sua empresa;

O estabelecimento de métricas e KPIs para avaliar os resultados e a condução das finanças de sua empresa;

Definição dos objetivos, prazos e orçamentos de cada estratégia e de cada projeto em que sua empresa estiver envolvida.

Levantar estudos de inteligência de mercado e dados da concorrência.

Organização do fluxo de caixa

O fluxo de caixa é um dos principais instrumentos da gestão financeira de uma empresa.

Ele consiste, basicamente, no controle das entradas e saídas do caixa de um negócio durante um determinado período.

O principal objetivo de um fluxo de caixa é avaliar ou projetar o montante de capital de uma empresa, visando fornecer um quadro realista de suas finanças.

No fluxo de caixa tradicional temos um retrato da saúde financeira de um negócio.

Na projeção de fluxo de caixa, levamos em conta a média das entradas e saídas para visualizar o futuro de uma empresa.

Assim, podemos perceber seu potencial de crescimento e os eventuais riscos para suas finanças!

Neste sentido, o fluxo de caixa deve ser encarado como uma ferramenta de uso contínuo e grande aliada de uma gestão financeira eficiente.

Separação entre as despesas pessoais e as despesas do negócio

Por mais simples que pareça, a separação entre as contas pessoais e as contas da empresa é uma ação indispensável para ter uma gestão financeira eficiente.

É muito comum, principalmente nos pequenos negócios, que o empreendedor utilize suas entradas para quitar débitos pessoais.

É comum, porém extremamente NÃO recomendado!

Essa prática pode acabar desorganizando as finanças de uma empresa, comprometendo a estabilidade e a saúde do empreendimento.

Para não estimular este hábito, o ideal é que, desde o início da trajetória de um negócio, seja estipulado um valor de pró-labore para os sócios administrarem sua vida pessoal.

Já as contas da empresa deverão ser registradas na contabilidade do negócio como saídas e, por isso, precisam sempre ser tratadas de modo independente.

Controle das vendas

Quando falamos de gestão financeira, um dos aspectos decisivos para o sucesso neste terreno gerencial é o controle das vendas.

Esta prática nada mais é do que a administração das saídas de produtos ou serviços de seu estabelecimento.

Consequentemente, é a porta de entrada de recursos financeiros em qualquer empresa!

Para ter um controle de vendas realmente eficaz, precisamos implementar, dentre outras ações:

Registro das vendas realizadas por diferentes meios (dinheiro, cartões de crédito e de débito, cheques e parcelamentos);

Automatizar os processos de controle e conferência das vendas via cartão de crédito;

    Validar se todos os pagamentos estão corretos;

    Utilizar softwares de gestão financeira;

    Treinar equipes para utilização da inovação a favor do negócio.

Avaliação e controle dos custos de estoque

O controle de estoque é outro desafio importante da gestão financeira.

Quando não é realizado da maneira correta, o empreendedor pode perder produtos devido a um excesso de estoque que ficará “encalhado” no negócio.

Outro problema é deixar de suprir as necessidades de seus clientes por causa de um estoque pouco abastecido!

Para não passar por estes transtornos, o passo fundamental é avaliar sempre as movimentações do estoque.

Assim, é possível gerir a oferta de produtos de acordo com a demanda pelos itens!

Vale salientar que uma boa gestão de estoque pode auxiliar o empreendedor em decisões estratégicas, como, por exemplo:

Que produtos podem entrar em promoção para estimular as vendas?

Quais são os produtos “carros-chefes” do negócio e de que modo eles podem ser destacados?

Reposicionamento do estoque conforme a demanda;

Possível inclusão ou exclusão de produtos no estoque, conforme o volume de saídas de cada um.

Precificação correta

Você atribui um preço a seus produtos ou serviços com base na intuição?

Se a resposta for sim…

PARE AGORA MESMO!

Precificar sem uma base sólida de dados é uma falha grave de gestão financeira!

Essa falha pode comprometer o futuro de seu negócio.

Na hora de estipular o preço de seus produtos, é indispensável que o gestor de uma empresa leve em conta os custos (tanto fixos, quanto variáveis) envolvidos na oferta destes itens em seu negócio.

É preciso levar em conta também os preços praticados pela concorrência!

Busque ser competitivo, sem estabelecer uma margem muito pequena de lucro, que podem atrapalhar o crescimento do negócio como um todo.

Planejamento e gestão tributária

Conhecer, ao menos o básico, dos impostos e tributos que envolvem o dia a dia de sua empresa é outra etapa importante da gestão financeira.

A partir deste acompanhamento, é possível fazer um planejamento tributário que reduza os impactos da alta carga fiscal brasileira, sem deixar de garantir a transparência e a segurança do seu negócio!

Contudo, o empreendedor deve contar com o suporte de contadores, profissionais especializados e, se possível, de sistemas de gestão contábil para este controle dos impostos.

Entretanto, é importante ter em mente que informação fiscal é poder!

Ao buscar inserir questões tributárias em seus processos de gestão financeira, uma empresa só terá a ganhar.

Estes ganhos envolvem desde o cumprimento rigoroso das obrigações tributárias, até uma redução de custos com eventuais multas, atrasos e enquadramento fiscal inadequado.

Conciliação dos recebíveis

Cada vez mais, os pagamentos via cartões de crédito e débito são uma realidade nas empresas.

Por isso, uma gestão financeira só é completa quando incorpora também a conciliação de recebíveis.

Essa conciliação envolve o acompanhamento das taxas, prazos e parcelas de cartão e de todos os processos relacionados com o adquirente.

Por meio da conciliação de recebíveis, o empreendedor pode ter um controle maior das operações via cartão.

Assim, ele pode identificar, validar e comprovar se as transações foram realmente pagas pela operadora de cartão.

Embora também possa ser realizado manualmente, é recomendado que a conciliação de recebíveis seja feita de modo automatizado.

O resultado é mais segurança, agilidade e eficiência em sua conciliação!

Planejamento do futuro com base em dados

Somente por meio de indicadores e dados claros sobre o capital de um negócio, é possível realizar um gerenciamento das finanças sem risco.

É importante investir um tempo para realizar um mapeamento detalhado de cada aspecto que envolve o âmbito financeiro de seu negócio: patrimônio, valores de investimento, entradas, saídas, contas a pagar e a receber etc.

Através de mapeamentos como esse, o empreendedor poderá planejar o futuro da empresa de modo estratégico e corrigir falhas antes que elas comprometam o sucesso do negócio.

Uso da tecnologia a favor da gestão financeira

Para todas as etapas aqui descritas, o empreendedor pode e deve fazer uso de soluções inovadoras a favor da gestão financeira de seu negócio.

Além de otimizar processos, a tecnologia permite a redução de erros e custos no dia a dia de uma empresa!

Ela contribui para a organização e permite que os colaboradores de uma empresa dediquem mais tempo para o core business do negócio.

Este é um passo a passo indicativo de organização financeira e pode ser seguido por qualquer empresa em qualquer tamanho de negócio. O importante é o gestor entender que é vital para a empresa a produção de um fluxo de caixa que reflita efetivamente as operações empresariais, sendo poderosa ferramenta de gestão de médio e longo prazo.

Simples Nacional: é tão simples como parece?

O Simples Nacional é um enquadramento tributário que visa facilitar o recolhimento de tributos, permitindo o pagamento de vários impostos em uma única guia.Você já deve ter ouvido falar como esse regime pode ser vantajoso para alguns empreendimentos, certo?

Voltado para as microempresas e empresas de pequeno porte, o sistema simplificado conta com vários pontos positivos, como redução de burocracia, unificação da arrecadação e facilidades para a regularização de dívidas.

Contudo, antes de escolher esse enquadramento tributário para a sua empresa, é importante saber que o Simples Nacional também tem suas desvantagens. Vamos explicar as características desse sistema e por que talvez seja melhor não optar por ele.

O que é o Simples Nacional?

Regido pela Lei Complementar nº 123/2006, o Simples Nacional é definido, no art. 12, como o Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte.

É, portanto, um dos tipos de regime tributário, Lucro Presumido e Lucro Real. Cada um tem um sistema específico de cobrança de impostos.

No Simples Nacional, o recolhimento de tributos é feito de forma unificada, abrangendo todos os entes federados – União, Estados, Distrito Federal e Municípios. Assim, com apenas uma guia, o empreendedor pode pagar os impostos:

    IRPJ;

    CSLL;

    IPI;

    PIS/Pasep;

    Cofins;

    ICMS;

    ISS;

    CPP para a Seguridade Social.

Para optar pelo Simples Nacional, é preciso:

Enquadrar-se como microempresa ou empresa de pequeno porte;

Ter faturamento anual de até R$4,8 milhões (com sublimite de R$3,6 milhões para ISS e ICMS).

Quais as desvantagens desse regime?

Embora o Simples Nacional ofereça várias vantagens, é preciso considerar também seus pontos negativos. Entenda por que sua empresa não deve optar por esse regime!

Não há direito de creditar tributos

Uma das desvantagens do Simples Nacional é que o sistema não registra na nota fiscal o valor pago referente ao IPI e ICMS. Desse modo, os clientes não podem receber de volta parte do valor pago dos tributos.

Existe um limite para as exportações

Se você tem uma empresa enquadrada na definição EPP – Empresa de Pequeno Porte – e suas atividades lidam com exportação, o Simples Nacional pode não ser uma boa opção.

Isso porque as EPP têm limite de exportação de mercadorias e serviços de R$3,6 milhões. Isso significa que, mesmo que sua empresa esteja dentro do limite atualmente, se você tiver estratégias ou expectativas de crescimento, a expansão dos negócios pode acabar ficando limitada.

A alíquota é calculada sobre o faturamento

Pelo Simples Nacional, o cálculo para o pagamento dos tributos não é feito sobre o lucro, mas sobre o faturamento. Isso significa que, mesmo se a empresa tiver prejuízos, ela pode acabar tendo que pagar o mesmo valor de impostos.

Existe um sublimite para ICMS e ISS

Outro fator que deve ser levado em consideração é que o limite de receita anual de R$4,8 milhões não abrange o ICMS e o ISS. Com a Lei Complementar nº 155/2016, foi definido o sublimite de R$3,6 milhões para o recolhimento desses impostos.

Nessas situações, o empreendedor deverá pagar o ICMS ou o ISS fora da guia do DAS (Documento de Arrecadação Simples).

De todo modo, vale lembrar que o Simples Nacional é um regime facultativo, permitindo que o empreendedor opte por ele ou não. Por isso, é importante analisar as condições específicas da empresa para verificar qual regime tributário é mais vantajoso para o seu caso.

Na Contabilidade e Consultoria Consciente prestamos serviços a empresas enquadradas no Simples Nacional, porém também aos outros regimes tributários: Lucro Presumido e Lucro Real. Também faz parte de nossos serviços Consultoria Fiscal para estudo de realidade de empresas de qualquer porte. Se preciso, entre em contato com a gente que vamos te ajudar.

Fonte: Site do Simples Nacional e sua legislação.

A importância do gerenciamento do Fluxo de Caixa

Toda empresa sobrevive de suas receitas, ou seja, o dinheiro que entra no caixa em função de suas vendas ou dos serviços que presta. Essas entradas precisam ser superiores às despesas e custos, caso contrário, não será possível honrar os compromissos. Mas como administrar fluxo de caixa para evitar surpresas desagradáveis? Como não se ver em uma situação em que não há recursos para pagar as contas? Existem alguns segredos de como administrar fluxo de caixa que você deve usar em seu negócio. Isso permitirá antecipar-se a eventuais dificuldades e tomar as devidas providências em tempo hábil.

O que é administração de fluxo de caixa?

O objetivo da administração do fluxo de caixa é garantir que os saldos de caixa sejam suficientes para que a empresa possa atingir seus objetivos estratégicos sem tornar-se insolvente. Isto é: evitar que a empresa se encontre sem recursos para pagar suas obrigações. Para conseguir isso, é fundamental ter uma visão de futuro, detectar tendências e preparar o negócio para contar com dinheiro suficiente na hora que precisar.

Analisando o comportamento da empresa nos anos anteriores, é possível saber quando ela recebe mais recursos e quando tem mais despesas, levando em conta a sazonalidade e outros fatores.

Veja algumas dicas que podem te auxiliar no dia a dia da sua empresa:

Acompanhe diariamente seu fluxo de caixa

A gestão do fluxo de caixa deve ser uma tarefa diária, e mesmo na pequena empresa, não pode ser uma tarefa acumulativa mensal. O ideal é que o fluxo de caixa seja um espelho fiel de todas as contas bancárias da empresa, e tenha seus saldos conciliados no início do expediente de cada dia. Mesmo na pequena empresa, é primordial que alguém responsável pela tarefa execute estas rotinas.

Saiba exatamente quais são as entradas e saídas de sua empresa

É preciso que você identifique claramente todas as receitas e despesas de sua empresa: alugueis, energia elétrica, internet, recebimento de clientes, identificando claramente despesas fixas (que são permanentes) e varíaveis (que aumentam de acordo com a receita, por exemplo). Você pode começar organizando isso numa planilha, mas considere a adoção de um software de gestão, que integre faturamento, contas a pagar e contas a receber. Existem soluções de baixo custo e gratuitos no mercado.

Mantenha esses dados atualizados

Depois dessa primeira listagem de tudo que sua empresa gasta e recebe usualmente, fique de olho e vá fazendo ajustes diariamente.Uma dica é reservar 30 minutos, no início do trabalho, para atualizar os dados do dia anterior. Essa rotina te permitirá maior domínio sobre o rumo do negócio.

Leve em conta a sazonalidade

Se o seu negócio passa por períodos de sazonalidade, é importante que você considere isso na sua previsão. É necessário uma análise constante do comportamento econômico e como isso pode impactar em seus negócios. Faça ainda uma previsão de custos de pessoal, como 13º. Salário e Férias por exemplo, e dilua este gasto mensalmente em uma conta de reservas mensalmente. Você evitará grande impacto no seu fluxo de caixa quando for ocorrer o desembolso.

Saiba qual é a média de tempo de recebimentos e de pagamentos

Saiba claramente qual e média de tempo que você recebe de seus clientes e paga os seus fornecedores, principalmente se não recebe a vista. Procure sempre negociar prazos de recebimento mais curtos que o prazo de pagamento. Outra boa alternativa é receber no fluxo mensal dos clientes antes de efetuar o pagamento de fornecedores.

Automação de processos de faturamento e cobrança

Se você tem um volume grande de clientes, o ideal é buscar uma ferramenta que automatiza o processo de faturamento e cobrança, com envio de e-mails automáticos e de cobrança, quando o cliente não efetuar o pagamento, por exemplo. Observe também procedimentos e políticas de cobrança aos clientes inadimplentes e como fará a gestão disso. Gostou das dicas? Acompanhe por aqui temas sobre finanças e contabilidade.

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