Quando devo contratar um BPO Financeiro?

O BPO Financeiro pode ser o que você está precisando para escalar de vez sua empresa e focar no core business.

Com ele, você pode entregar sua gestão financeira nas mãos de uma equipe altamente qualificada e ter acesso às últimas tecnologias da área, além de receber relatórios e informações em tempo real para tomar decisões mais inteligentes.

Esse é um serviço que veio para livrar as empresas das preocupações com as finanças e elevar a terceirização a um novo patamar.

Afinal, você sabe que, para decolar, é preciso manter as finanças de seu negócio em dia e muito bem organizadas.

O problema é que muitas vezes o tempo é insuficiente para que o empreendedor se dedique aos números, e nem sempre a contratação de profissionais para cuidar da gestão financeira está nos planos.

Pois a solução para isso está justamente no BPO Financeiro.

Ao terceirizar o gerenciamento financeiro de sua startup, você economiza dinheiro e fica mais tranquilo para cuidar do que realmente importa: seu core business.

Por isso, se você ainda se atrapalha com planilhas e está perdendo as contas de vista, é hora de conhecer o BPO Financeiro e seu poder de colocar ordem nas finanças da empresa.

Como funciona o BPO Financeiro

Para o BPO Financeiro funcionar perfeitamente, você precisa ter em mente que a terceirizada não será apenas uma empresa prestadora de serviços: será uma parceira do seu negócio.

Além de toda formalidade, como cláusulas contratuais, é preciso construir uma relação de confiança.

Em relação às questões bancárias, por exemplo, é importante ressaltar que a senha usada é restrita a consultas e nenhuma movimentação é feita pela terceirizada.

O principal objetivo do BPO Financeiro, nesse caso, é organizar a conciliação bancária e as contas a pagar e a receber.

Por que contratar um BPO Financeiro?

Os motivos para contratar um BPO Financeiro são os mesmos que levam à terceirização em outras áreas da empresa: ganho de tempo, aumento na eficiência e redução de custos.

Antes, as empresas costumavam terceirizar mais atividades de apoio como limpeza, manutenção e segurança, e confiavam algumas poucas áreas como a contabilidade aos prestadores externos.

Com o avanço da terceirização para áreas mais estratégicas, ficou claro que qualquer organização poderia se beneficiar do BPO para agilizar seus processos de gestão e ganhar tempo para focar no que realmente importa para o sucesso do negócio – o chamado core business (atividade principal).

Esse aspecto é especialmente importante para startups, scale-ups e empresas de inovação em geral, que precisam de serviços ágeis e soluções data-driven para escalar seus negócios e basear suas decisões em métricas.

Segundo a já citada pesquisa Clutch, estas foram as principais razões para a contratação do BPO Financeiro em pequenas empresas:

    Aumento da eficiência na gestão (24%)

    Aumento da expertise à disposição do negócio (18%)

    Mais flexibilidade (16%)

    Ganho de tempo entre colaboradores para se dedicar às tarefas do core business (15%)

    Redução de custos operacionais (12%).

Quando buscar um serviço de BPO Financeiro

O BPO Financeiro será viável para a sua empresa  se:

    Sua equipe de colaboradores ainda é reduzida e não há profissional com as habilidades necessárias para lidar com as finanças

    Você pretende reduzir custos com estrutura e pessoal dedicados exclusivamente ao gerenciamento financeiro

    Você ou outro sócio está ocupando tempo demais com tarefas burocráticas e rotineiras.

9 soluções que o BPO financeiro traz para a empresa

A melhor forma de entender a diferença que faz um BPO Financeiro é conhecer suas soluções e vantagens para as empresas.

Veja como o serviço pode revolucionar seu negócio.

1. Controle financeiro minucioso

Um dos pilares do BPO Financeiro é o controle minucioso das finanças, realizado por especialistas que dominam o fluxo de caixa e sabem como organizar as contas a pagar e a receber para manter a empresa sempre no azul.

Ao contratar o serviço, você terá uma equipe dedicada a implementar rotinas financeiras adequadas para o negócio e acompanhar cada entrada e saída do caixa, com direito a projeções para os meses seguintes e uma visão sempre à frente.

Assim, você sempre saberá como está a lucratividade, liquidez, capacidade de pagamento e nível de endividamento, por exemplo.

Com o BPO Financeiro, você passa longe dessas estatísticas e garante um controle financeiro mais efetivo, sem risco de se endividar por falta de caixa, capital de giro insuficiente ou desorganização no plano de contas.

2. Ganho de tempo para focar no core business

Outra questão que o BPO Financeiro soluciona é o excesso de tempo gasto com a gestão das finanças, quando a equipe poderia estar utilizando essas horas preciosas para se dedicar ao core business da empresa.

Em startups e scale-ups, por exemplo, é comum que os próprios empreendedores assumam o controle das finanças sem a qualificação necessária para isso por causa de equipes enxutas e caixa modesto.

Felizmente, o BPO Financeiro é um serviço acessível que resolve facilmente esse problema, permitindo que os gestores e colaboradores foquem nas atividades centrais do negócio e não se preocupem mais com números, demonstrativos e boletos.

3. Redução de custos operacionais

Para quem acha que o BPO Financeiro é um serviço para poucos, a boa notícia é que a solução cabe no orçamento de qualquer empresa e ainda sai mais barata do que contratar um profissional de gestão financeira.

Além de poupar os custos de folha de pagamento e manutenção de equipes e colaboradores de finanças, o BPO Financeiro também ajuda a empresa a economizar em treinamentos e sistemas de gestão.

Depois de contabilizar todos os gastos com um profissional ou equipe própria de gestão financeira, certamente o BPO será a opção com melhor custo-benefício para o negócio.

4. Acesso à tecnologia e inovação

Outra vantagem exclusiva do BPO Financeiro é o acesso à tecnologia e à inovação proporcionado à empresa, já que estamos falando de prestadores especializados que trazem as últimas tendências em gestão financeira na era da transformação digital.

Na pesquisa (em inglês) Global Outsourcing Survey, realizada pela Deloitte, 93% das empresas globais adeptas do BPO afirmam que seus prestadores de serviços utilizam soluções em nuvem e tecnologias como RPA (Robotic Process Automation).

Essa liderança em inovação do BPO tem ajudado a tornar seus clientes mais ágeis e competitivos, pois a maioria das empresas não teria condições (financeiras e estratégicas) de adotar as soluções tecnológicas por conta própria – sem contar a dificuldade em manter os sistemas atualizados.

No caso do BPO Financeiro, você terá acesso a sistemas de gestão financeira em nuvem e recursos como automação de tarefas, controle do caixa em tempo real e geração de relatórios em poucos cliques, em vez de perder tempo com planilhas do Excel e métodos ultrapassados.

5. Informação estratégica para a tomada de decisão

Outra frente essencial do BPO Financeiro é sua capacidade de prover informações valiosas para a tomada de decisão na empresa.

Afinal, a gestão financeira não se resume ao controle imediato do caixa, pois grande parte do trabalho está no planejamento estratégico: o diagnóstico e projeção de indicadores financeiros e definição de estratégias para maximizar os lucros do negócio.

É nesse ponto que muitas empresas falham, pois estamos falando de um processo complexo de inteligência e gestão da informação que só o BPO Financeiro de alta performance pode oferecer.

Com o serviço certo, você terá dados confiáveis para tomar decisões importantes da empresa e receberá essa informação em relatórios intuitivos e fáceis de compreender, já que a linguagem técnica das finanças não costuma ser muito amigável.

Por exemplo, uma projeção de desempenho detalhada pode mostrar se é o momento de investir na ampliação do negócio ou conter os custos.

6. Mais flexibilidade e praticidade

O BPO Financeiro também se torna atrativo pela sua flexibilidade e praticidade.

Para começar, o serviço pode ser personalizado de acordo com as necessidades de cada empresa, com todas as limitações e responsabilidades registradas em contrato.

Assim, se você está no início do negócio e quer um plano de BPO Financeiro mais simples, focado no fluxo de caixa e na conciliação bancária, é possível ter um pacote sob medida e de baixo custo.

Da mesma forma, uma empresa com alto volume de vendas pode adquirir um plano mais robusto, que contemple análises e projeções mais complexas.

Logo, a grande vantagem é que o BPO Financeiro é um serviço totalmente escalável (atenção, startups) e que pode ser adaptado ao ritmo e ao momento da empresa, acompanhando o crescimento dela.

Além disso, é muito mais prático conferir suas informações financeiras organizadas em um sistema online acessível a qualquer hora e lugar.

7. Mais segurança para o negócio

Em relação à segurança, que é uma grande preocupação na terceirização, o BPO Financeiro só tem vantagens:

Sistemas mais estáveis com total disponibilidade de informações financeiras da empresa (acessibilidade na nuvem)

 Proteção contra perda, danos e vazamento de dados financeiros (políticas e tecnologias de segurança da informação)

Prevenção da interrupção dos serviços financeiros por problemas na infraestrutura da empresa.

Evidentemente, para ter as garantias de segurança, é fundamental contratar empresas de credibilidade e devidamente certificadas.

Uma dica é verificar se a empresa é registrada em órgãos como o Conselho Regional de Contabilidade.

8. Atendimento e suporte especializado

Outra vantagem do BPO Financeiro é contar com o atendimento e suporte especializado de profissionais experientes da área contábil e financeira.

Esses profissionais vão atuar como consultores da empresa, resolvendo as dúvidas mais comuns dos empreendedores e orientando a tomada de decisão, dependendo do plano contratado.

Além disso, a tendência é que fiquem disponíveis para atendimento online por chat, chamada de vídeo e e-mail, além do clássico telefone para quem prefere uma ligação rápida.

9. Conexão da contabilidade com o financeiro

Por fim, a conexão da contabilidade com o financeiro é mais um diferencial do BPO Financeiro.

Por padrão, o serviço inclui o preparo e envio de documentos para o contador, facilitando os trâmites e a manutenção do compliance da empresa.

Se a mesma empresa for responsável pela contabilidade e BPO financeiro do seu negócio, você terá um poderoso núcleo de gestão contábil e financeira 100% integrado, com várias tarefas automatizadas e um fluxo contínuo de informações sobre a performance do negócio.

Assim, será ainda mais fácil tomar as melhores decisões para a saúde financeira da empresa, manter as obrigações em dia e reduzir custos com impostos e burocracia.

Como escolher uma empresa de BPO Financeiro

Para escolher uma empresa de BPO Financeiro que seja parceira do seu negócio, é preciso atentar-se a alguns passos, como os enumerados a seguir:

1. Defina suas necessidades

O primeiro passo é definir quais são as necessidades de sua empresa.

Algumas empresas carecem de um trabalho completo, que inclui a terceirização de toda a gestão financeira e até consultorias.

Outras optam por terceirizar apenas uma parte do trabalho.

2. Procure o parceiro certo

Ao avaliar os candidatos à prestação do serviço, seja criterioso.

Sua empresa vai transferir a um terceiro uma parte sensível do negócio: as finanças.

O BPO Financeiro, portanto, não é tarefa para um fornecedor comum.

O terceirizado precisa atestar competência técnica e apresentar garantias de que seus dados estarão seguros.

3. Avalie o suporte e treinamento

Outra característica importante que deve ser levada em consideração no processo de contratação é o suporte e o treinamento.

Cheque se a empresa tem profissionais à disposição para tirar dúvidas e fornecer informações sobre o status das operações.

Verifique também os canais de atendimento, seja por telefone ou outros meios, como chat, aplicativos de mensagem e e-mail.

4. Participe do diagnóstico e implantação

Definido o parceiro, a próxima etapa é o diagnóstico e a implantação do BPO Financeiro.

5. Faça o acompanhamento

Fechado o contrato de terceirização, todo o trabalho que antes ocupava seu tempo e demandava atenção é transferido para a empresa especializada.

A partir de então, você passa a ter acesso a relatórios e demonstrativos claros e de fácil compreensão, ganhando mais tempo para focar no seu core business. Aqui na Empresa do Futuro temos uma parceria com a Contimatic, empresa com mais de 30 anos de mercado, o que permite uma integração em tempo real com todos os sistemas operacionais da sua empresa que gerem informações: faturamento, estoques, recebimento, contas a pagar e a receber, fluxo de caixa. Querendo saber mais sobre a solução, entre em contato através de nossos canais de atendimento.

O que é Margem Bruta? Entenda como calcular.

A Margem Bruta é um índice vital para a análise de rentabilidade e lucratividade de um negócio.

É necessário que os gestores tenham pleno conhecimento desse índice financeiro para que a saúde financeira da empresa seja bem trabalhada.

Calcular a margem bruta deve ser um serviço frequente dentro de uma organização.

Veja neste artigo tudo sobre a margem de lucro bruta e aprenda a realizar o seu cálculo.

Margem Bruta, entenda este índice

Para entender a Margem Bruta é preciso primeiro ter conhecimento de Margem de Lucro, isto por que, uma está contida na outra.

A Margem de Lucro é um fator financeiro que é essencial para que o empresário possa medir e acompanhar a lucratividade da empresa.

Para que haja uma noção completa do lucro da empresa é essencial que se tenha uma visão total de custos, gastos e ganhos.

São 3 tipos de Margem de Lucro: Margem de Contribuição, Bruta e Líquida.

Neste ponto trabalharemos com a Margem de Lucro Bruta, que mede a rentabilidade direta da empresa em cada produto vendido.

O Lucro Bruto é o valor direto com a venda do produto tirando só o valor da aquisição da mercadoria.

Nesse Caso, a Margem Bruta surge como forma de descobrir o valor direto adquirido com a comercialização de um produto ou serviço.

Por exemplo, um chinelo cujo preço de venda é de R$ 35,00 e tem um gasto de aquisição de R$ 15,00.

O Lucro Bruto é de R$ 20,00, o que significa que a Margem Bruta é uma média de 57%.

Importância do cálculo da Margem Bruta

O Cálculo de tal índice financeiro é importante para que o empreendedor tenha um conhecimento amplo de produtos com maior e menor margem.

Como é possível ver no exemplo acima, a Margem Bruta oferece uma visão certeira do lucro direto para a empresa.

A partir das informações obtidas o gestor pode tomar algumas decisões referentes aos produtos com menor margem.

Para isto, ele precisará pensar e analisar as possibilidades de melhorias para que se possa otimizar a margem bruta.

E uma informação importante é preciso ter bem claro que Margem Bruta não é o Lucro Total da empresa.

Para que a empresa tenha uma visão do Lucro é preciso pegar o valor total de faturamento e retirar todas as despesas.

Cálculo da Margem Bruta

Para a realização do cálculo da Margem Bruta de um produto ou serviço, e verificar se o resultado das vendas é positivo, segue-se a seguinte fórmula:

MB = Lucro Bruto / Receita Total x 100

A fórmula pode ser aplicada tanto para uma única unidade do produto vendido, como no total de vendas de um produto.

Isto por que, o índice tem como único objetivo informar de forma certeira o ganho direto de uma empresa com a venda dos seus produtos ou serviços.

Vantagens do cálculo da margem bruta para os negócios

Já foi falado da importância da Margem Bruta para os negócios, é preciso também conhecer as vantagens.

  • Conhecimento de produtos com margem bruto menor;
  • Fator essencial para a precificação dos produtos e serviços;
  • Auxilia na elaboração de estratégias comerciais e de vendas;
  • Quanto menor a margem bruta, menor será também a margem de líquida;
  • Possibilidade de melhor avaliação das despesas de aquisição ou produção do produto ou serviço em questão;
  • Acompanhar e gerir melhor os custos e lucros obtidos de acordo com a quantidade de vendas;

Melhorando a Margem Bruta da empresa

Encontrou-se uma margem bruta baixa, é hora de melhorar este resultado e otimizá-lo para que sua empresa tenha melhores ganhos.

De primeira visão, pode ser que a solução mais viável é cortar os produtos com margem baixa.

No entanto, algumas outras ações podem ser tomadas sem ter a necessidade de cortar imediatamente o produto da empresa.

Você pode realizar uma análise de mercado e aumentar o preço de venda, desde que seja realizado com cautela e planejado de acordo com o mercado.

Outra opção é aprimorar o produto ou serviço sem aumentar os custos, para que possa aumentar o preço de venda.

Busque outro fornecedor que lhe ofereça o mesmo produto ou semelhante por um valor mais baixo.

Reduza o mix de produtos, foque no que lhe oferece melhores resultados.

Contudo, se o foco é aumentar as opções ao consumidor terá de abrir mão de uma margem bruta alta.

Gostou de saber o que é margem bruta e como calcular? Na Contabilidade Consciente utilizamos uma metodologia de gestão, empregando um software integrado que lhe dá visão em tempo real da margem bruta do seu negócio. Quem saber mais a respeito? Entre em contato por nossos canais de atendimento que podemos te ajudar.

Fonte: Site Jornal Contábil, Site do SEBRAE.

Gestão de Recursos Humanos na Pequena Empresa tem importância?

Uma organização, seja ela o tamanho que for, sempre envolverá pessoas!

Seja para realizar o pagamento dos funcionários, quanto repassar informações do dia-a-dia, apresentar novos colaboradores, promover a integração da equipe, há sempre um gestor de pessoas envolvido nessas atividades.

O primeiro passo para estruturar a política de recursos humanos é a conscientização e a apropriação desta ideia. Embora não exista, muitas vezes, a possibilidade de que uma pessoa atue somente nessa função, é importante que os próprios sócios da empresa se preocupem em realizar ações voltadas para os colaboradores.

Uma sugestão de início é analisar quais são os pontos críticos do ambiente, e planejar ações para melhorá-las. Pode até mesmo envolver uma pesquisa com os próprios funcionários, para saber o que eles esperam da empresa.

Na estruturação das informações, é importante descrever os processos e procedimentos, por exemplo, contratação de pessoas, orientação aos novos colaboradores, controle de benefícios.

A organização é fundamental para qualquer empresa, certifique-se que cada colaborador possui pastas específicas contendo os documentos pessoais, e se possível tenha todos estes documentos digitalizados no computador se possível.

Promover momentos de integração com a equipe só tende a melhorar o ambiente. Um exemplo é a implantação de um ritual de café da manhã em um dia específico da semana, ou a realização de reuniões semanais com os colaboradores. São ações simples e podem render bons resultados.

Por isso, a gestão de recursos humanos na pequena empresa tem importância que se torna relevante, principalmente se você quiser criar um diferencial competitivo no mercado, ter uma equipe dedicada e motivada só depende dos rumos que o seu planejamento estiver sendo bem efetuado e praticado.

Mas você deve ter tomar dois cuidados com esta questão, em minha opinião.

O primeiro cuidado é que o planejamento de recursos humanos para a pequena empresa é extremamente estratégico, mas deve ser de simples execução e levar em conta a área de atuação da empresa: serviços, comércio, indústria. Existem particularidades regionais que você deve observar e ter em mente para que o plano seja adequadamente executado.

O segundo cuidado é que você precisa escrever e documentar todos os pontos importantes que irão balizar a execução deste planejamento de gestão de recursos humanos. Não adianta nada ter um plano conceitualmente extraordinário e não executar de forma prática.

Veja um passo a passo para implantar um plano de gestão de recursos humanos em qualquer pequena empresa:

Definição de Valores Institucionais

Defina claramente quais são os valores institucionais que estão alinhados com o seu modo de pensar e agir. Uma dica muito importante é não copiar valores de grandes empresas só porque são agradáveis de ler. Vejo por exemplo pequenas empresas adotarem o jargão da Amazon “somos uma grande família”, mas na prática adotam procedimentos com seus funcionários que são de “arrancar os cabelos”.

Defina um Manual de Recursos Humanos

Faça um Manual de Recursos Humanos com estes valores e como eles balizam a seu relação de trabalho com seus funcionários. Você vai ter que pesquisar um pouco sobre legislação trabalhista para não criar conflito entre as partes. Defina por exemplo claramente quais são os motivos para advertência, suspensão e demissão por justa causa. Observe os preceitos contidos no artigo 482 da CLT.

Faça um descritivo de Cargos e Salários

Deixe claro quais são os cargos da sua empresa e níveis salariais, para que não tenha problemas de equiparação no decorrer do tempo, e nem surpresas de causas trabalhistas. Esse descritivo deve ser parte do Contrato de Trabalho, onde ambas as partes sabem de suas funções no campo do trabalho e suas relações.

Invista em Treinamento On Line

Você pode encontrar boas soluções gratuitas no mercado para a construção de competências em seus funcionários. Uma boa opção é a gama de cursos gratuitos oferecidos pelo SEBRAE de cada estado. Recomendo uma visita ao site do SEBRAE-SP e SEBRAE-PR. O importante é que você defina claramente uma política de treinamento interno, destinando algumas horas semanais para que seu funcionário faça este treinamento durante o horário de trabalho e não fora dele.

Já sabe o quão é importante a gestão de recursos humanos na pequena empresa? Na Empresa do Futuro fazemos o planejamento estratégico e dentre ele, o Plano de Gestão de Recursos Humanos com foco na pequena e média empresa. Quer saber mais a respeito? Entre em contato por nossos canais de atendimento que podemos te ajudar.