Afinal, qual o objetivo da Contabilidade para as Empresas?

A contabilidade é uma ciência que auxilia gestores e empresários na tomada de decisões importantes a respeito dos seus negócios, contribuindo para que as empresas e organizações sejam mais lucrativas e mantenham suas obrigações fiscais e controles contábeis em dia. No entanto, é importante destacar que a contabilidade vai muito além do que a grande maioria das pessoas imagina. Afinal, o que é e qual o objetivo da contabilidade?

O que é contabilidade?

O conceito oficial de contabilidade pode ser extraído do 1º Congresso Brasileiro de Contabilidade, veja:

“Contabilidade é a ciência que estuda e pratica as funções de orientação, de controle e de registro dos atos e fatos de uma administração econômica”.

Outro conceito interessante destacado pela doutrina diz o seguinte:

“Contabilidade é, objetivamente, um sistema de informação e avaliação destinado a prover seus usuários com demonstrações e análises de natureza econômica, financeira, física e de produtividade, com relação à entidade objeto de contabilização”.

Podemos dizer também que a contabilidade orienta, controla e registra fatos e atos, a fim de atingir a sua finalidade básica, ou seja, a de fornecer informações sobre a situação financeira e patrimonial das organizações.

Qual o objetivo da contabilidade?

A contabilidade tem por objetivo o estudo do patrimônio das empresas e organizações, ou seja, o conjunto de bens, direitos e obrigações. Por meio de técnicas apropriadas, a contabilidade controla o patrimônio e fornece informações sobre a composição patrimonial e o resultado das atividades econômicas desenvolvidas por empresas e organizações com ou sem fins lucrativos.

Por sua vez, as informações fornecidas pela contabilidade são úteis para a tomada de decisões importantes.

Para cumprir o seu objetivo a contabilidade divide o patrimônio das organizações da seguinte forma:

    Ativo (onde são registrados bens e direitos);

    Passivo (onde são registradas as obrigações);

    Patrimônio Líquido (onde é registrado o capital social e as reservas de lucros e prejuízos, de acordo com o desenvolvimento do negócio.)

E qual a importância da Contabilidade Online?

A contabilidade online veio para ficar. Busca uma forma de atendimento em processos livres de papel e um atendimento de seus clientes de forma on line, o que torna o processo mais dinâmico.

Dentre as principais funções e atividades de um escritório de contabilidade, seja ele presencial ou on line, podemos destacar:

  • Oferece assessoria e orientação para a abertura e encerramento de empresas;
  • Registra admissões, afastamentos e demissões de funcionários;
  • Calcula a folha de pagamento dos funcionários e pró-labore dos sócios;
  • Prepara e entrega obrigações acessórias exigidas pelo fisco;
  • Importa, registra e escritura notas fiscais;
  • Calcula e emite guias para o pagamento de impostos;
  • Preenche e emite livros fiscais e contábeis;
  • Efetua a conciliação de movimentos bancários;
  • Emite demonstrativos e balanços contábeis e financeiros;
  • Emissão e controle de certidões negativas;

    Mas lembre-se: quando acessar um canal de atendimento on line, lembre-se que seu negócio precisa de uma resposta específica, dentro do seu ramo de atividade e na sua realidade empresarial. Na maioria das vezes, o profissional do outro lado precisa pesquisar legislação e outros critérios para te responder. Não existe ainda inteligência artificial específica para lidar com a resposta de suas questões, por mais que os escritórios on line queiram passar esta impressão.

Portanto o objetivo da contabilidade é muito maior do que somente a produção de informes contábeis a seus clientes. Formas de utilização de informações gerenciais devem ser produzidas e também a conscientização de seus clientes que é vital a manutenção e tratamento de todos os dados de suas organizações, de forma a produzir relatório com alta precisão que reflitam a situação patrimonial de suas empresas no decorrer do tempo. Precisa de ajuda? Na Contabilidade Consciente prestamos serviços de contabilidade à pequenas e médias empresas em todo o território nacional. Não deixe de contatar se busca um serviço de qualidade com verdadeiro foco no atendimento de suas necessidades.

Erros na gestão de notas fiscais de entrada podem gerar multas

Facilitar a rotina fiscal e ter erros humanos minimizados neste campo é o sonho de toda empresa brasileira, afinal, a legislação brasileira é extremamente complexa e, por consequência, passível de retrabalho, perda de tempo e de dinheiro. Neste aspecto, um dos principais desafios das empresas tem sido a recepção e gestão completa de documentos fiscais de entradas, das compras, de mercadorias, de serviços e outras.

Se a rotina de uma fiscal de uma empresa não for clara e delineada, sobre estes documento, que servem para registrar uma transação comercial com detalhes de preços, produtos e suas respetivas operações fiscais e impostos, não há como se garantir uma boa gestão, gerando problemas para todos os setores envolvidos: fiscal, contábil e contas a pagar.

Outro problema bem narrado pelas empresas é o preenchimento incorreto de documentos fiscais pelos seus fornecedores. Adiante, vem ainda a conferência de autenticidade dos documentos, que para notas de mercadorias pode ser feita em um portal, mas para as de serviços, são “apenas” 5.570 portais, de cada município: um processo longo, manual e cheio de detalhes.

Por fim, tem a questão da guarda e do prazo para conservação desses documentos, exigido por lei, que é de cinco anos. Isso quer dizer que se um fiscal for a um estabelecimento e requerer uma ou mais notas, e se o empresário não apresentar, é multa na certa, que pode, inclusive, ultrapassar R$ 1 mil, por documento, além da glosa de dedutibilidade do IRPJ e da CSLL, de 34%, mais 9,25% de créditos irregulares de PIS e COFINS.  É muito dinheiro e não vale a pena correr o risco.

Portanto, para evitar dor de cabeça, o ideal é automatizar a gestão de notas fiscais de entradas (compras). “Quando a empresa opta por fazer este trabalho de forma manual, haverá um gasto de tempo exorbitante e custos para o setor fiscal, contábil e em toda a empresa, porque há pessoas de diversas áreas recebendo e registrando documentos fiscais de compras. As empresas mais preocupadas com Compliance, escalabilidade e transformação digital, estão automatizando o processo de ponta a ponta”, garante Lucas Ribeiro, CEO do ROIT BANK, startup que teve aumentos consideráveis na demanda pela procura da sua solução de alta tecnologia.

Para se ter uma ideia, por lá, foram extraídas as informações de mais de 1 milhão de notas fiscais de mercadorias e de serviços, utilizando Inteligência Artificial, com a aplicação de OCR (Optical Character Recognition – Reconhecimento Óptico de Caracteres, em português) e de NLP (Natural Language Processing – Processamento de Linguagem Natural, em português), tecnologias voltadas para reconhecer caracteres em documentos eletrônicos, compatível com diversos formatos de imagem e texto, tais como JPEG, PNG, PDF, assim como, definir o tipo de dado e reconhecê-lo por contexto, com alta precisão.

Portanto, a saída ideal é a informatização completa da rotina na adoção de ERP´s que possuam qualidade em suas parametrizações fiscais. É imprescindível a revisão de bases por profissionais de contabilidade, que possuem conhecimentos sólidos observado em cada tipo de negócio.

BPO : o que é e porque contratar

BPO é uma sigla em inglês para Business Process Outsourcing, que nada mais é do que a terceirização da gestão de um determinado processo, no caso financeiro. BPO Financeiro então é, em linhas gerais, quando se contrata uma empresa terceirizada para realizar a gestão das finanças do seu empreendimento.

Quais são as vantagens em contratar um BPO financeiro?

‍Sabemos que as pequenas e médias empresas, principalmente, normalmente apresentam acúmulo de funções para seu dono e seus gestores, o que pode se tornar um grande problema de gerenciamento.

A contratação de um serviço de BPO, além de não sobrecarregar os gestores e profissionais da empresa, ainda otimiza os processos de forma que a companhia foque mais em sua atividade principal para garantir bons resultados.

Veja a seguir os principais benefícios do BPO financeiro.

Produtividade e eficiência

‍Contar com uma prestadora de BPO financeiro pode gerar mais produtividade e eficiência, justamente por deixar essa tarefa nas mãos de profissionais especializados em finanças empresariais.

Ao retirar essa demanda do dia a dia dos gestores, é possível focar no core business da companhia e dedicar mais tempo para realizar suas atividades. Além disso, os processos financeiros serão feitos com mais eficiência e qualidade, evitando erros e retrabalho.

Segurança financeira

‍Outra vantagem é poder contar com uma estruturação financeira que dê mais segurança para a continuidade do negócio. Ter uma prestadora dedicada a cuidar da contabilidade e das finanças da empresa evita que falhas graves ocorram e gerem prejuízos.

Além disso, o BPO financeiro pode desenvolver um plano de redução de custos para que o negócio se torne mais sustentável. Todas essas vantagens contribuem para promover a saúde contábil da empresa.

Planejamento estratégico

‍Ao contar com a terceirização contábil e financeira por meio de um BPO, é possível tornar essa área da empresa mais estratégica. Principalmente nos casos de empresas de pequeno e médio porte, onde o controle financeiro é feito pelos próprios gestores, é mais difícil desenvolver esse tipo de planejamento.

Isso acontece porque geralmente eles estão mais focados na administração da companhia como um todo, incluindo fechar novos negócios, manter a equipe produtiva, entre outras responsabilidades. Por isso, o BPO financeiro é uma vantagem competitiva para a empresa, pois permite que profissionais especializados estruturem melhor o setor.

Para a contratação do BPO é preciso levar em conta a quantidade de documentos processados mensalmente pelo setor financeiro da empresa. Será que realmente preciso contratar um BPO ou é um problema de organização de rotinas? Talvez a adoção de um software de gestão financeira pode resolver o problema da empresa, então é preciso cautela no levantamento da necessidade.