Facilitar a rotina fiscal e ter erros humanos minimizados neste campo é o sonho de toda empresa brasileira, afinal, a legislação brasileira é extremamente complexa e, por consequência, passível de retrabalho, perda de tempo e de dinheiro. Neste aspecto, um dos principais desafios das empresas tem sido a recepção e gestão completa de documentos fiscais de entradas, das compras, de mercadorias, de serviços e outras.
Se a rotina de uma fiscal de uma empresa não for clara e delineada, sobre estes documento, que servem para registrar uma transação comercial com detalhes de preços, produtos e suas respetivas operações fiscais e impostos, não há como se garantir uma boa gestão, gerando problemas para todos os setores envolvidos: fiscal, contábil e contas a pagar.
Outro problema bem narrado pelas empresas é o preenchimento incorreto de documentos fiscais pelos seus fornecedores. Adiante, vem ainda a conferência de autenticidade dos documentos, que para notas de mercadorias pode ser feita em um portal, mas para as de serviços, são “apenas” 5.570 portais, de cada município: um processo longo, manual e cheio de detalhes.
Por fim, tem a questão da guarda e do prazo para conservação desses documentos, exigido por lei, que é de cinco anos. Isso quer dizer que se um fiscal for a um estabelecimento e requerer uma ou mais notas, e se o empresário não apresentar, é multa na certa, que pode, inclusive, ultrapassar R$ 1 mil, por documento, além da glosa de dedutibilidade do IRPJ e da CSLL, de 34%, mais 9,25% de créditos irregulares de PIS e COFINS. É muito dinheiro e não vale a pena correr o risco.
Portanto, para evitar dor de cabeça, o ideal é automatizar a gestão de notas fiscais de entradas (compras). “Quando a empresa opta por fazer este trabalho de forma manual, haverá um gasto de tempo exorbitante e custos para o setor fiscal, contábil e em toda a empresa, porque há pessoas de diversas áreas recebendo e registrando documentos fiscais de compras. As empresas mais preocupadas com Compliance, escalabilidade e transformação digital, estão automatizando o processo de ponta a ponta”, garante Lucas Ribeiro, CEO do ROIT BANK, startup que teve aumentos consideráveis na demanda pela procura da sua solução de alta tecnologia.
Para se ter uma ideia, por lá, foram extraídas as informações de mais de 1 milhão de notas fiscais de mercadorias e de serviços, utilizando Inteligência Artificial, com a aplicação de OCR (Optical Character Recognition – Reconhecimento Óptico de Caracteres, em português) e de NLP (Natural Language Processing – Processamento de Linguagem Natural, em português), tecnologias voltadas para reconhecer caracteres em documentos eletrônicos, compatível com diversos formatos de imagem e texto, tais como JPEG, PNG, PDF, assim como, definir o tipo de dado e reconhecê-lo por contexto, com alta precisão.
Portanto, a saída ideal é a informatização completa da rotina na adoção de ERP´s que possuam qualidade em suas parametrizações fiscais. É imprescindível a revisão de bases por profissionais de contabilidade, que possuem conhecimentos sólidos observado em cada tipo de negócio.
