Quando devo contratar um BPO Financeiro?

O BPO Financeiro pode ser o que você está precisando para escalar de vez sua empresa e focar no core business.

Com ele, você pode entregar sua gestão financeira nas mãos de uma equipe altamente qualificada e ter acesso às últimas tecnologias da área, além de receber relatórios e informações em tempo real para tomar decisões mais inteligentes.

Esse é um serviço que veio para livrar as empresas das preocupações com as finanças e elevar a terceirização a um novo patamar.

Afinal, você sabe que, para decolar, é preciso manter as finanças de seu negócio em dia e muito bem organizadas.

O problema é que muitas vezes o tempo é insuficiente para que o empreendedor se dedique aos números, e nem sempre a contratação de profissionais para cuidar da gestão financeira está nos planos.

Pois a solução para isso está justamente no BPO Financeiro.

Ao terceirizar o gerenciamento financeiro de sua startup, você economiza dinheiro e fica mais tranquilo para cuidar do que realmente importa: seu core business.

Por isso, se você ainda se atrapalha com planilhas e está perdendo as contas de vista, é hora de conhecer o BPO Financeiro e seu poder de colocar ordem nas finanças da empresa.

Como funciona o BPO Financeiro

Para o BPO Financeiro funcionar perfeitamente, você precisa ter em mente que a terceirizada não será apenas uma empresa prestadora de serviços: será uma parceira do seu negócio.

Além de toda formalidade, como cláusulas contratuais, é preciso construir uma relação de confiança.

Em relação às questões bancárias, por exemplo, é importante ressaltar que a senha usada é restrita a consultas e nenhuma movimentação é feita pela terceirizada.

O principal objetivo do BPO Financeiro, nesse caso, é organizar a conciliação bancária e as contas a pagar e a receber.

Por que contratar um BPO Financeiro?

Os motivos para contratar um BPO Financeiro são os mesmos que levam à terceirização em outras áreas da empresa: ganho de tempo, aumento na eficiência e redução de custos.

Antes, as empresas costumavam terceirizar mais atividades de apoio como limpeza, manutenção e segurança, e confiavam algumas poucas áreas como a contabilidade aos prestadores externos.

Com o avanço da terceirização para áreas mais estratégicas, ficou claro que qualquer organização poderia se beneficiar do BPO para agilizar seus processos de gestão e ganhar tempo para focar no que realmente importa para o sucesso do negócio – o chamado core business (atividade principal).

Esse aspecto é especialmente importante para startups, scale-ups e empresas de inovação em geral, que precisam de serviços ágeis e soluções data-driven para escalar seus negócios e basear suas decisões em métricas.

Segundo a já citada pesquisa Clutch, estas foram as principais razões para a contratação do BPO Financeiro em pequenas empresas:

    Aumento da eficiência na gestão (24%)

    Aumento da expertise à disposição do negócio (18%)

    Mais flexibilidade (16%)

    Ganho de tempo entre colaboradores para se dedicar às tarefas do core business (15%)

    Redução de custos operacionais (12%).

Quando buscar um serviço de BPO Financeiro

O BPO Financeiro será viável para a sua empresa  se:

    Sua equipe de colaboradores ainda é reduzida e não há profissional com as habilidades necessárias para lidar com as finanças

    Você pretende reduzir custos com estrutura e pessoal dedicados exclusivamente ao gerenciamento financeiro

    Você ou outro sócio está ocupando tempo demais com tarefas burocráticas e rotineiras.

9 soluções que o BPO financeiro traz para a empresa

A melhor forma de entender a diferença que faz um BPO Financeiro é conhecer suas soluções e vantagens para as empresas.

Veja como o serviço pode revolucionar seu negócio.

1. Controle financeiro minucioso

Um dos pilares do BPO Financeiro é o controle minucioso das finanças, realizado por especialistas que dominam o fluxo de caixa e sabem como organizar as contas a pagar e a receber para manter a empresa sempre no azul.

Ao contratar o serviço, você terá uma equipe dedicada a implementar rotinas financeiras adequadas para o negócio e acompanhar cada entrada e saída do caixa, com direito a projeções para os meses seguintes e uma visão sempre à frente.

Assim, você sempre saberá como está a lucratividade, liquidez, capacidade de pagamento e nível de endividamento, por exemplo.

Com o BPO Financeiro, você passa longe dessas estatísticas e garante um controle financeiro mais efetivo, sem risco de se endividar por falta de caixa, capital de giro insuficiente ou desorganização no plano de contas.

2. Ganho de tempo para focar no core business

Outra questão que o BPO Financeiro soluciona é o excesso de tempo gasto com a gestão das finanças, quando a equipe poderia estar utilizando essas horas preciosas para se dedicar ao core business da empresa.

Em startups e scale-ups, por exemplo, é comum que os próprios empreendedores assumam o controle das finanças sem a qualificação necessária para isso por causa de equipes enxutas e caixa modesto.

Felizmente, o BPO Financeiro é um serviço acessível que resolve facilmente esse problema, permitindo que os gestores e colaboradores foquem nas atividades centrais do negócio e não se preocupem mais com números, demonstrativos e boletos.

3. Redução de custos operacionais

Para quem acha que o BPO Financeiro é um serviço para poucos, a boa notícia é que a solução cabe no orçamento de qualquer empresa e ainda sai mais barata do que contratar um profissional de gestão financeira.

Além de poupar os custos de folha de pagamento e manutenção de equipes e colaboradores de finanças, o BPO Financeiro também ajuda a empresa a economizar em treinamentos e sistemas de gestão.

Depois de contabilizar todos os gastos com um profissional ou equipe própria de gestão financeira, certamente o BPO será a opção com melhor custo-benefício para o negócio.

4. Acesso à tecnologia e inovação

Outra vantagem exclusiva do BPO Financeiro é o acesso à tecnologia e à inovação proporcionado à empresa, já que estamos falando de prestadores especializados que trazem as últimas tendências em gestão financeira na era da transformação digital.

Na pesquisa (em inglês) Global Outsourcing Survey, realizada pela Deloitte, 93% das empresas globais adeptas do BPO afirmam que seus prestadores de serviços utilizam soluções em nuvem e tecnologias como RPA (Robotic Process Automation).

Essa liderança em inovação do BPO tem ajudado a tornar seus clientes mais ágeis e competitivos, pois a maioria das empresas não teria condições (financeiras e estratégicas) de adotar as soluções tecnológicas por conta própria – sem contar a dificuldade em manter os sistemas atualizados.

No caso do BPO Financeiro, você terá acesso a sistemas de gestão financeira em nuvem e recursos como automação de tarefas, controle do caixa em tempo real e geração de relatórios em poucos cliques, em vez de perder tempo com planilhas do Excel e métodos ultrapassados.

5. Informação estratégica para a tomada de decisão

Outra frente essencial do BPO Financeiro é sua capacidade de prover informações valiosas para a tomada de decisão na empresa.

Afinal, a gestão financeira não se resume ao controle imediato do caixa, pois grande parte do trabalho está no planejamento estratégico: o diagnóstico e projeção de indicadores financeiros e definição de estratégias para maximizar os lucros do negócio.

É nesse ponto que muitas empresas falham, pois estamos falando de um processo complexo de inteligência e gestão da informação que só o BPO Financeiro de alta performance pode oferecer.

Com o serviço certo, você terá dados confiáveis para tomar decisões importantes da empresa e receberá essa informação em relatórios intuitivos e fáceis de compreender, já que a linguagem técnica das finanças não costuma ser muito amigável.

Por exemplo, uma projeção de desempenho detalhada pode mostrar se é o momento de investir na ampliação do negócio ou conter os custos.

6. Mais flexibilidade e praticidade

O BPO Financeiro também se torna atrativo pela sua flexibilidade e praticidade.

Para começar, o serviço pode ser personalizado de acordo com as necessidades de cada empresa, com todas as limitações e responsabilidades registradas em contrato.

Assim, se você está no início do negócio e quer um plano de BPO Financeiro mais simples, focado no fluxo de caixa e na conciliação bancária, é possível ter um pacote sob medida e de baixo custo.

Da mesma forma, uma empresa com alto volume de vendas pode adquirir um plano mais robusto, que contemple análises e projeções mais complexas.

Logo, a grande vantagem é que o BPO Financeiro é um serviço totalmente escalável (atenção, startups) e que pode ser adaptado ao ritmo e ao momento da empresa, acompanhando o crescimento dela.

Além disso, é muito mais prático conferir suas informações financeiras organizadas em um sistema online acessível a qualquer hora e lugar.

7. Mais segurança para o negócio

Em relação à segurança, que é uma grande preocupação na terceirização, o BPO Financeiro só tem vantagens:

Sistemas mais estáveis com total disponibilidade de informações financeiras da empresa (acessibilidade na nuvem)

 Proteção contra perda, danos e vazamento de dados financeiros (políticas e tecnologias de segurança da informação)

Prevenção da interrupção dos serviços financeiros por problemas na infraestrutura da empresa.

Evidentemente, para ter as garantias de segurança, é fundamental contratar empresas de credibilidade e devidamente certificadas.

Uma dica é verificar se a empresa é registrada em órgãos como o Conselho Regional de Contabilidade.

8. Atendimento e suporte especializado

Outra vantagem do BPO Financeiro é contar com o atendimento e suporte especializado de profissionais experientes da área contábil e financeira.

Esses profissionais vão atuar como consultores da empresa, resolvendo as dúvidas mais comuns dos empreendedores e orientando a tomada de decisão, dependendo do plano contratado.

Além disso, a tendência é que fiquem disponíveis para atendimento online por chat, chamada de vídeo e e-mail, além do clássico telefone para quem prefere uma ligação rápida.

9. Conexão da contabilidade com o financeiro

Por fim, a conexão da contabilidade com o financeiro é mais um diferencial do BPO Financeiro.

Por padrão, o serviço inclui o preparo e envio de documentos para o contador, facilitando os trâmites e a manutenção do compliance da empresa.

Se a mesma empresa for responsável pela contabilidade e BPO financeiro do seu negócio, você terá um poderoso núcleo de gestão contábil e financeira 100% integrado, com várias tarefas automatizadas e um fluxo contínuo de informações sobre a performance do negócio.

Assim, será ainda mais fácil tomar as melhores decisões para a saúde financeira da empresa, manter as obrigações em dia e reduzir custos com impostos e burocracia.

Como escolher uma empresa de BPO Financeiro

Para escolher uma empresa de BPO Financeiro que seja parceira do seu negócio, é preciso atentar-se a alguns passos, como os enumerados a seguir:

1. Defina suas necessidades

O primeiro passo é definir quais são as necessidades de sua empresa.

Algumas empresas carecem de um trabalho completo, que inclui a terceirização de toda a gestão financeira e até consultorias.

Outras optam por terceirizar apenas uma parte do trabalho.

2. Procure o parceiro certo

Ao avaliar os candidatos à prestação do serviço, seja criterioso.

Sua empresa vai transferir a um terceiro uma parte sensível do negócio: as finanças.

O BPO Financeiro, portanto, não é tarefa para um fornecedor comum.

O terceirizado precisa atestar competência técnica e apresentar garantias de que seus dados estarão seguros.

3. Avalie o suporte e treinamento

Outra característica importante que deve ser levada em consideração no processo de contratação é o suporte e o treinamento.

Cheque se a empresa tem profissionais à disposição para tirar dúvidas e fornecer informações sobre o status das operações.

Verifique também os canais de atendimento, seja por telefone ou outros meios, como chat, aplicativos de mensagem e e-mail.

4. Participe do diagnóstico e implantação

Definido o parceiro, a próxima etapa é o diagnóstico e a implantação do BPO Financeiro.

5. Faça o acompanhamento

Fechado o contrato de terceirização, todo o trabalho que antes ocupava seu tempo e demandava atenção é transferido para a empresa especializada.

A partir de então, você passa a ter acesso a relatórios e demonstrativos claros e de fácil compreensão, ganhando mais tempo para focar no seu core business. Aqui na Empresa do Futuro temos uma parceria com a Contimatic, empresa com mais de 30 anos de mercado, o que permite uma integração em tempo real com todos os sistemas operacionais da sua empresa que gerem informações: faturamento, estoques, recebimento, contas a pagar e a receber, fluxo de caixa. Querendo saber mais sobre a solução, entre em contato através de nossos canais de atendimento.

Por que devo entender o básico de custos de produtos?

O custo é o gasto económico que representa a fabricação de um produto ou a prestação de um serviço. Ao estabelecer o custo de produção, é possível determinar o preço de venda ao público do bem em questão (o preço ao público é a soma do custo mais o lucro).

Formação de preço: o que é isso?

O cálculo da formação de preço de um produto ou serviço deve considerar alguns fatores, tais como o investimento realizado para criar e/ou oferecer a mercadoria, ou para que o serviço seja executado. Confira alguns fatores sobre preço de venda de um produto ou serviço que devem ser levados em conta:

  1. Custos de produção;
  2. Salários de funcionários;
  3. Despesas fixas e variáveis;
  4. Lucro que se espera alcançar;
  5. Valores que a concorrência pratica etc.

Veja que os valores que a concorrência prática é a última etapa do processo, e por que será? Muitas vezes no cálculo do custo do produto descobrimos que os principais concorrentes podem ter um preço melhor porque já escalaram quantidade de venda, conseguindo assim ganhos substancias em matérias primas ou comercialização de produtos, o que pode tornar a sua iniciativa inviável. Então a idéia é muito importante, mas você precisa entender se consegue escalar as suas vendas para fazer frente à concorrência.

Margem de contribuição

Margem de Contribuição é a definição de quanto a empresa quer ter de lucro com a venda do produto. Indica o quanto sobra das vendas para que a empresa possa pagar suas despesas fixas e gerar lucro, demonstrando também quais são os custos de produção e/ou necessários para a prestação do serviço da empresa e, o valor final de venda para o cliente. Ao final de um período de análise, é possível saber quanto a empresa está ganhando em cada processo.

Outro ponto positivo dessa técnica é que a empresa consegue saber se a sua margem de lucro para determinado produto está alta ou baixa, ao mesmo tempo que proporciona maior flexibilidade ao negócio. Quando a empresa quer se tornar mais competitiva, por exemplo, pode mexer na margem de contribuição ou até ganhar mais usando a mesma técnica.

Como calcular a margem de contribuição

Para calcular a margem de contribuição você precisa de três fatores: PV= preço de venda; CV= custo variável; e DV= despesa variável. Utilize a seguinte fórmula para encontrar o valor monetário da margem de contribuição: MC (Margem de Contribuição) = PV – (CV + DV) Ou seja, se o custo de produção é R$ 70 e a empresa quer ter 100% de lucro, o preço de venda será R$ 140.

Markup

Diferentemente da margem de contribuição, o markup não se baseia no quanto a empresa quer ter de lucro, mas sim em uma estimativa. A empresa determina uma margem que deve acobertar as despesas de produção e ainda retorne o lucro esperado.

Como fazer o cálculo de markup

O cálculo de markup é feito da seguinte forma: Markup = 100 / [100 – (DV + DF + LP)] DV = percentual das despesas variáveis; DF = percentual das despesas fixas; LP = percentual do lucro desejado. Os percentuais correspondem a cada unidade de produto ou serviço e ajudam a definir o preço final. Nesse caso, se para produzir um determinado item a empresa tem 15% de despesa variável, mais 20% de despesa fixa e pretende ter um lucro de 25%, a fórmula será: Markup = 100 / [100 – (15 + 20 + 25)] Markup = 100 / [100 – 60] Markup = 100 / 40 Markup = 2,5 Seguindo o markup, um produto que tem custo unitário de R$ 50 deve ser vendido por R$ 125.

Pesquisa de preços

A pesquisa de preços é um dos métodos mais simples. Consiste em fazer um levantamento dos preços que os concorrentes estão praticando na venda de produtos iguais, semelhantes ou da mesma categoria. O método pode ser usado tanto para alinhar os preços da empresa ao do mercado ou como uma estratégia de diferencial. Para começar, será necessário definir quais são os concorrentes que terão seus preços avaliados. Deve-se tirar da lista aqueles que têm preços muito diferentes – muito altos ou baixos. Em seguida, a empresa deve acompanhar os preços dos concorrentes em momentos diferentes. Isso vai permitir que a análise seja mais precisa. A partir dessas informações, a empresa deve encontrar as médias dos preços e destacar as diferenciações. Utilizar esse método requer alguns cuidados, por isso a pesquisa de preço não deve ser usada de forma isolada. Além de levar em consideração os preços dos concorrentes, também é necessário verificar os custos de produção interna na hora da formação de preço. Esses fatores podem influenciar não só na formação de preço de venda do seu produto, mas também em sua produção, isso ocorre porque se foi identificado que o poder de compra do consumidor está baixo, é preciso buscar alternativas para baratear a produção e conseguir reduzir os preços. Também, a empresa pode considerar reduzir os preços momentaneamente ou oferecer descontos apenas para não perder vendas.

Lembre-se que o planejamento financeiro é a chave para entender, classificar e revisar todo custo da sua empresa. Através dele fica mais fácil fazer, não só o gerenciamento de custos, mas também, de todas as outras necessidades financeiras da organização. Estar atento ao mercado, acompanhar as tendências e a economia será fundamental para a formação de preço dos seus produtos. Precisa de ajuda: temos uma equipe de consultores na área financeira que podem desenvolver um estudo personalizado para o seu negócio atual ou buscar formas de correção do seu cenário atual. Se precisar, entre em contato por nossos canais de atendimento. Estamos aqui para te ajudar.

Fonte: Site do Sebrae-SC

Como estabelecer rotinas financeiras assertivas: passo a passo

A organização financeira empresarial precisa ser bem-exercida para que os planos de crescimento possam ser alcançados. Confusões nas finanças de uma empresa costumam acarretar situações que mais se parecem com o efeito bola de neve: as contas atrasam, dívidas se acumulam e a sobrevivência da organização acaba sendo posta em risco.

O que é organização financeira empresarial?

A gestão de recursos empresariais consiste no conjunto de atividades que têm como foco a administração do dinheiro pertencente a uma organização. Sendo assim, ações como o planejamento, controle e análise fazem parte do rol de tarefas que precisam ser bem-estudadas para que o objetivo seja alcançado.

Quando tudo é feito corretamente, o caixa da organização passa a funcionar de modo que a companhia apresente melhores resultados a seus controladores. Veja a seguir as fases que toda organização financeira deve ter:

Planejamento

Planejar significa fazer estudos a respeito das entradas futuras de caixa da organização. Isso permite uma melhor preparação para lidar com os compromissos financeiros da companhia em um futuro próximo. Dessa forma, os pagamentos com data marcada podem ser honrados sem a necessidade de recorrer a empréstimos e ainda preserva a capacidade de investimentos da empresa em questão.

Controle

Já a arte do controle envolve fazer o registro de todas as movimentações ocorridas. Assim, é possível identificar eventuais pagamentos que não ocorreram na data certa. O nível de inadimplência pode ser controlado e os juros incidentes são calculados de forma correta, sem trazer prejuízos para o fluxo de caixa.

Análise

Com as etapas anteriores sendo bem-efetuadas, pode-se traçar um diagnóstico bem mais acertado a respeito do momento atual da companhia. É isso que permitirá que melhores decisões sejam tomadas, pois os dados são capazes de mostrar a realidade que ocorre de fato na organização.

Veja três passos importantes que podem lhe auxiliar na organização de sua empresa:

Definição do orçamento anual

Passo vital do planejamento, você deve desenvolver uma orçamento anual com previsão de receitas e despesas, para que tenha uma visão de médio prazo do seu fluxo de caixa. Deverão ainda serem considerados investimentos em imobilizado, crescimento de operações e folha de pagamento por exemplo. A revisão de parâmetros deve ser efetuada no mínimo a cada três meses, observando a comparação entre orçado/real e o momento econômico, que pode impactar o seu negócio de forma positiva ou negativa.

Gestão de fornecedores

A revisão de valores e serviços prestados por fornecedores devem ser acompanhados de forma contínua, tendo em vista principalmente se há entrega do que foi contratado e se os custos são compatíveis com o mercado. Evite contratos com cláusulas leoninas e consulte órgãos como o PROCON e Reclame Aqui para apurar  qualidade dos serviços e volume de reclamações.

Uso de softwares de gestão

O controle financeiro através do uso de planilhas é uma prática que deve ser abandonada. O ideal é a utilização de softwares de gestão, que possibilitem o controle da rotinas de faturamento, contas a pagar e contas a receber de forma integrada, com rotinas de conciliação bancária automáticas. Indicadores de performance importantes podem ser apurados, como inadimplência de clientes e desempenho do negócio, possibilitando ajustes rápidos na gestão por parte dos administradores. Este conteúdo te agradou?

Na Contabilidade Consciente temos soluções gratuitas e de baixo custo e implementação para te ajudar na implementação de controles financeiros eficazes. Não deixe de nos contatar através de nossos canais de atendimento.